CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN WEBSITE SỞ TƯ PHÁP TỈNH BẾN TRE !
Trang chủ Giới thiệu Quy chế làm việc Quản lý văn bản, soan thảo và ban hành văn bản

Quản lý văn bản, soan thảo và ban hành văn bản

Email In PDF.

Điều 13. Tiếp nhận và xử lý văn bản gửi đến

1. Công văn, tài liệu của cơ quan, đơn vị, cá nhân gửi đến Sở được tiếp nhận qua cán bộ văn thư bóc bì, đóng dấu đến, ghi số và ngày đến, đăng ký vào Sổ “Công văn đến”. Chánh Văn phòng ghi ý kiến đề xuất vào phiếu giải quyết văn bản đến, sau đó trình Giám đốc xử lý. Giám đốc ghi ý kiến chỉ đạo, giải quyết vào Phiếu giải quyết công văn và trả lại cho văn thư để chuyển công văn đến đơn vị, cá nhân theo chỉ đạo của Giám đốc. Đơn vị tiếp nhận văn bản từ văn thư có trách nhiệm ký nhận văn bản theo yêu cầu của Văn thư.

Công văn, thư từ, tài liệu…gửi cho đích danh cá nhân hoặc đơn vị trong cơ quan, cán bộ văn thư có trách nhiệm chuyển đến cá nhân, đơn vị đó.

2. Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo thì giữ lại phong bì và đính kèm với đơn, thư. Đối với loại công văn đến mà ngoài phong bì có đóng dấu “Mật”, “Tuyệt mật” thì văn thư không được mở phong bì mà chuyển nguyên cả phong bì cho Giám đốc.

3. Đối với công văn có đóng dấu khẩn, hoả tốc, giấy mời họp, văn thư phải trình ngay Giám đốc để xử lý. Trường hợp Giám đốc đi vắng thì Phó Giám đốc được ủy quyền trực tiếp xử lý.

4. Công văn phải được giao ngay, đúng đơn vị và người nhận. Không để người không có trách nhiệm xem công văn, tài liệu và vào phòng văn thư.

Điều 14. Chế độ quản lý, bảo vệ bí mật nhà nước

1. Cán bộ, công chức phải thực hiện đúng, nghiêm chỉnh các quy định của Chính phủ, của Ủy ban nhân dân tỉnh về bảo vệ bí mật nhà nước; không được cung cấp, trao đổi, soạn thảo, lưu trữ trái phép thông tin có nội dung bí mật nhà nước, bí mật của cơ quan, đơn vị.

2. Việc đánh máy, in, sao, chụp tài liệu mật phải đảm bảo đúng số lượng, gửi đúng địa chỉ đã được duyệt. Không được mang tài liệu có đóng dấu “Mật”, “Tuyệt mật” ra khỏi cơ quan, đơn vị.

Điều 15. Soạn thảo văn bản

1. Đối với văn bản quy phạm pháp luật do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Sở Tư pháp được giao soạn thảo, Giám đốc giao cho phòng, đơn vị chủ trì thực hiện. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các văn bản hướng dẫn thi hành.

2. Đối với văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của Sở, các phòng, đơn vị chủ trì soạn thảo có trách nhiệm hoàn chỉnh dự thảo và trình lãnh đạo Sở ký ban hành hoặc ký ban hành theo sự uỷ quyền của Giám đốc.

3. Trường hợp nội dung của văn bản có liên quan đến lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ của phòng, đơn vị khác, phòng, đơn vị chủ trì soạn thảo có trách nhiệm phối hợp, trao đổi ý kiến với phòng, đơn vị có liên quan. Phòng, đơn vị có liên quan có trách nhiệm tham gia ý kiến theo nội dung và thời hạn theo yêu cầu của phòng, đơn vị chủ trì.

4. Việc soạn thảo văn bản phải bảo đảm tuân thủ các yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Điều 16. Thẩm quyền ký văn bản

1. Giám đốc ký tờ trình dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do Sở soạn thảo; các báo cáo; chương trình, kế hoạch công tác của Sở; các văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Sở, các văn bản về tổ chức bộ máy, cán bộ theo phân cấp và các văn bản khác mà Giám đốc xét thấy cần thiết.

2. Phó Giám đốc ký thay Giám đốc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về ký các văn bản theo lĩnh vực công tác được phân công. Các văn bản do Phó Giám đốc ký phải gửi 01 bản báo cáo Giám đốc.

3. Chánh Văn phòng ký thừa lệnh Giám đốc các văn bản, công văn hành chính thông thường, thông báo, giấy mời họp khi được Giám đốc Sở có ý kiến chỉ đạo; các giấy giới thiệu, giấy đi đường của cán bộ, công chức trong cơ quan; sao y, sao lục các văn bản theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Sở.

4. Trưởng phòng chuyên môn ký thừa lệnh Giám đốc các công văn hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ thuộc lĩnh vực quản lý của phòng và các văn bản khác khi được Giám đốc ủy quyền.

5. Chánh Thanh tra Sở ký các văn bản, giấy mời theo quy định của pháp luật về thanh tra.

6. Thủ trưởng đơn vị sự nghiệp thuộc Sở ký các công văn hành chính phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của đơn vị và các văn bản khác theo quy định của pháp luật.

7. Văn bản, công văn ký thừa lệnh Giám đốc do Chánh Văn phòng, Chánh Thanh tra, Trưởng phòng ký phải gửi báo cáo Giám đốc và Phó Giám đốc trực tiếp phụ trách.

Điều 17. Phát hành và lưu trữ văn bản

1. Sau khi văn bản được ký theo thẩm quyền, Văn phòng có trách nhiệm phối hợp với phòng, đơn vị soạn thảo phát hành và lưu trữ văn bản theo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ. Văn bản trước khi phát hành phải đóng dấu, vào Sổ “Công văn đi” và gửi đúng theo địa chỉ nơi nhận của văn bản. Trước khi đóng dấu, văn phòng Sở có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản, lỗi chính tả và các lỗi kỹ thuật khác, nếu phát hiện sai sót thì chuyển lại ngay cho đơn vị chủ trì thực hiện để chỉnh sửa và hoàn thiện. Trường hợp văn bản phải xử lý gấp thì phải đóng dấu và phát hành ngay sau khi ký.

2. Chậm nhất là 01 ngày làm việc, kể từ ngày Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được Giám đốc phân công phụ trách, Trưởng đơn vị ký văn bản, Văn phòng Sở chịu trách nhiệm tổ chức phát hành văn bản của Sở đến các đơn vị, cá nhân trong phần nơi nhận văn bản.

3. Việc cung cấp thông tin, văn bản, tài liệu cho các cơ quan và báo chí phải được sự đồng ý của Giám đốc Sở.

3. Đối với các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở, khi ban hành văn bản liên quan đến công tác quản lý của đơn vị phải gửi 01 bản cho Giám đốc và Phó Giám đốc phụ trách.

Điều 18. Quản lý và sử dụng con dấu của Sở Tư pháp

1. Văn phòng Sở chịu trách nhiệm quản lý các con dấu của Sở theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu.

2. Các con dấu của Sở được giao cho cán bộ văn thư giữ và thực hiện việc đóng dấu. Khi cán bộ văn thư đi vắng phải giao con dấu lại cho Chánh Văn phòng phân công cán bộ khác quản lý đóng dấu thay.